Beschrijving van het thema:
Aan het organiseren van een evenement zijn een aantal eisen verbonden. Regelmatig resulteren evenementen of andere projecten in een mislukking omdat de financiering niet rond komt, deadlines of kwaliteitsniveaus niet worden gehaald, budgetten worden overschreden of communicatieproblemen de samenwerking dusdanig verstoren dat het project moet worden afgeblazen. Het professioneel managen van een evenement kan veel van deze problemen voorkomen en ervoor zorgen dat kwalitatief hoogwaardige evenementen en projecten efficiënt worden opgezet. Daardoor kan snel en flexibel worden ingespeeld op vragen uit de interne en externe omgeving van de organisatie.

Interessante vragen:

  • Welke kosten komen er kijken bij een evenement?
  • Wanneer neem je een evenementenbureau in de arm?
  • Wat is de rol van de opdrachtgever?
  • Hoe belangrijk is ontspanning in de vorm van een evenement in je leven?
  • Hoe kan je voor een geslaagd evenement zorgen?
  • Hoe zorg je dat er mensen naar je evenement komen?
  • Wat is het belang van een draaiboek bij een evenement?

Voorbeelden van probleemstellingen:

  • Welke werkzaamheden komen er allemaal kijken als je een evenement gaat organiseren?
  • Wat voor soort evenement zou toekomstige studenten naar een universiteit of hogeschool trekken?
  • Wat zijn de huidige trends op de evenementenmarkt? En hoe kun je deze aanpassen aan je doelgroep?
  • Wat beweegt sponsors ertoe om een evenement financieel te ondersteunen?
  • Welke mogelijkheden zijn er op het gebied van evenementenorganisatie?

Voorbeelden van onderzoeksactiviteiten:

  • Ga eens langs bij een universiteit of hogeschool waar ze het vak evenementenorganisatie aanbieden. Studenten zijn vaak bereid te helpen!
  • Raadpleeg boeken en internet over het organiseren van evenementen
  • Houd een kleine enquête onder de doelgroep, bijvoorbeeld onder toekomstige studenten
  • Bezoek een evenementenbureau
  • Ga eens op bezoek bij de organisatie van een evenement bij jou in de buurt
  • Loop een dagje mee op de Haagse Hogeschool bij de opleiding Facility Management

Voorbeelden van eindproducten en presentatiemogelijkheden:

  • Ga met de hele klas op bezoek bij een evenement
  • Nodig iemand van een evenementenbureau uit om een presentatie te houden
  • Een stappenplan om een evenement te gaan organiseren
  • Organiseer zelf een evenement

Toelichting vakken:
Bij het organiseren van evenementen zijn de financiën en de manier van organiseren het belangrijkste. Als deze twee, of één van deze twee, niet goed zijn (is), dan kan het evenement minder goed verlopen.

Nog meer tips:
Bibliotheken van hogescholen en universiteiten hebben meestal een aantal boeken die je goed kunnen helpen met het beantwoorden van je vragen.

Bronnen:
Evenementenpagina
Op deze site worden informatielinks gegeven over het organiseren van evenementen en evenementenbureaus

Projectmanagement 1, een professionele aanpak van evenementen
Geschreven voor studenten en mensen uit het bedrijfsleven. Dit boek spitst zich toe op het managen van evenementenprojecten. Het boek is zeer gebruikersvriendelijk, en onderscheid zich door zijn directe toepasbaarheid (veel checklists, stappenplannen en modelcontracten)

Dit werkstuk is geschreven door Susanne Hazeveld en Marcel Kooiman