De volgende bijdrage is van Koos Boekensteijn, Community Engels, over het functioneren van de Community en hoe e.e.a. kan worden verbeterd – zie de vragen aan het eind

De bescheiden, behulpzame, storende mailing-list
Op 9 februari hebben de community’s van Digischool gevierd dat zij tien jaar bestaan. Net als heel wat collega’s ben ik vanaf het begin Community Manager, en wel van de Community Engels. Community Manager is een wat merkwaardige term, want een community ‘managet’ zichzelf. De Community Manager kan zich hoogstens bezig houden met de instrumenten die de community gebruikt om zichzelf in stand te houden.

Die instrumenten zijn vanaf het begin vrijwel gelijk gebleven. Voor Engels is er een communitywebsite, een nieuwsbrief, een forum en een mailing-list. En voor/van alle community’s gezamenlijk is er de Leermiddelendatabase. Een paar maanden geleden is daar voor Engels en andere vakken een nieuwsblog bijgekomen. En een enkele community bedient zich van Twitter en/of Facebook.

De communitywebsite bevat veel van de verzamelde informatie van de afgelopen 10 jaar. De nieuwsbrief komt eens in de maand met redelijk actueel nieuws en informatie. Het nieuwsblog wordt dagelijks, of zo vaak als nodig, aangevuld. Het forum is altijd beschikbaar voor vragen en discussie. Maar het enige instrument dat massaal gebruikt wordt, is de mailing-list.

Natuurlijk wordt er op de website gekeken en gezocht, maar regelmatig verwijs ik mensen, voor ik hun vraag doorstuur, naar de plek op de website, waar ze het antwoord op hun vraag kunnen vinden. Er worden wel eens discussies gestart in het forum, maar reacties verschijnen maar sporadisch. Een gunstige uitzondering vormt het uitstekend gebruikte examenforum om elkaar bij te staan bij het nakijken van het CSE.

Aan het gebrek aan reacties op de items van het nieuwsblog is af te leiden dat ook dat niet erg actief bezocht wordt. De Leermiddelendatabase wordt veel en vaak geraadpleegd, maar de verhouding tussen halen en brengen is heel erg scheef. (In dit geval is er bij Engels iets minder te klagen dan bij veel andere vakken.)

Als community manager ben ik het drukst met de mailing-list. Iedere vraag en ieder bericht komt eerst bij mij om gemodereerd te worden. Er slipt nog wel eens een spambericht door de server. Er vraagt regelmatig iemand aan de hele list om vriendjes te worden op Facebook. Er komen commerciële berichten langs, bedankjes, vragen om een baan, verzoeken om het e-mailadres te veranderen, opzeggingen, ‘antwoorden aan allen’ en andere vergissingen, m.a.w. een stroom aan boodschappen die moet worden gefilterd om niet bij de leden terecht te komen.

Op niet-vakantiedagen zijn er tussen de twee en tien berichten die ik naar alle leden doorstuur. Men heeft duidelijk geen enkele schroom meer om collega’s om hulp te vragen. En de vragen en verzoeken variëren van kwijtgeraakte antwoorden tot behandelingsplannen voor probleemleerlingen. In vrijwel alle gevallen wordt er direct van alle kanten gereageerd en heeft de vragensteller al snel een passend antwoord. Wanneer dat zinvol is, worden de reacties gebundeld door de ontvanger en weer via de mailing-list verspreid.

Van de 8000 leden van de community staan er maar 5000 op de mailing-list. Voor velen is het ontvangen van ‘zoveel’ mailtjes van wisselende kwaliteit ook in deze tijd nog teveel van het goede. Het simpele middel van email blijkt tegelijk het meest gebruikte bindingsmiddel in de community en het meest storende.

Het is duidelijk dat ik afsluit met wat vragen: Hoe behoud ik (of liever, hoe behoudt de community) de geweldige hulpvaardigheid van de mailing-list zonder dat mensen afhaken? Hoe betrekken we de overige leden bij de activiteiten, en hoe kunnen we bestaande of nieuwe instrumenten beter inzetten? Graag reacties!

8 Reacties op “Gastcolumn 20 Functioneren Community”

  1. Willy Weijdema zegt:

    Beste Koos,
    Wat jij beschrijft in je column over de community Engels, geldt precies zo voor de community Nederlands. Alleen heeft die community 9000 leden waarvan er 6000 op de mailinglist staan. ;-)
    Ik heb maar één antwoord op jouw vragen: ‘Ik weet het niet…’ Misschien weten andere communitymanagers die de mailinglist niet gebruiken het wel?
    Ondertussen vind ik het drukke verkeer op onze mailinglisten nog steeds boeien en inspirerend.
    Willy Weijdema, communitymanager Nederlands
    http://digischool.kennisnet.nl/community_ne

  2. Christien van Gool zegt:

    @Willy en Koos
    Ja, het is een behoorlijke tijdsinvestering maar hij is wel de moeite waard. Ikzelf vind die 10 mails per dag niet echt dramatisch om binnen te krijgen en het is interessant om te zien wat voor vragen er langs komen. Vaak brengt het me zelf op ideeen en als ik zelf iets kwijt wil of iets wil vragen, kan dat met één druk op de knop. Het is een goede manier om heel snel feedback van collega’s te krijgen, zeker als je weinig directe collega’s hebt.
    De vraag is: vinden jullie zelf het teveel werk? En zo nee, wat is dan het probleem?

  3. Willem Korevaar zegt:

    Misschien het weblog inzetten om daar de vragen te (laten) beantwoorden. Per dag een samenvatting van de per email gestelde vragen plaatsen?
    10 per dag via de mailinglijst? Nou dan hebben veel van ‘ mijn’ leden al snel zoiets van’ haal mij aub van de lijst’ .

  4. Willy Weijdema zegt:

    @ Christien
    Nee: ik vind het niet te veel werk. Volgens mij is het de investering zeker waard. Er komt veel ‘inhoud’ uit en het stimuleert de betrokkenheid van de communityleden bij de community. Ik stimuleer wel het bundelen van reacties op een vraag en die bundeling terug te sturen aan de list. Reacties op een vraag hoeven dan niet aan de hele list doorgestuurd te worden. Maar helaas doet nog niet iedereen dat: van sommige leden hoor je helemaal niets meer nadat zij heel veel reacties op hun vraag hebben gekregen. Zouden we zulke leden moeten royeren??? ;-)

  5. Christien van Gool zegt:

    @Willy
    Nee, daar zou ik niet voor zijn – maar het is zoals met elk vrijwilligerswerk: vrijwillig betekent nog niet vrijblijvend. Het is net als bij leerlingen: die nemen zich ook van alles voor en beloven iets te doen maar dan komt er weer iets anders dringends en zakt de belofte weg. Het is een teken des tijds ben ik bang ;-)

  6. hannekedehoon zegt:

    Beste collega Community-managers en andere lezers..als die er zijn ;-)
    Allemaal heel herkenbaar en nee helaas, ook ik heb geen passende oplossing. Ik probeer(de) het principe te handhaven geen mailinglist dan geen lidmaatschap maar word daar soepeler in omdat het eigenlijk weinig verschil maakt.
    Ik denk zelf soms dat er zo’n overvloed aan interessante digitale informatie binnenkomt via allerlei kanalen dat men daardoor een beetje mediamoe wordt. Ik lees nu zelf ook vandaag pas dit bericht, ook al staat er een link op de voorpagina van mijn eigen community praktijkonderwijs. Tijd tekort om alles bij te houden en zeker om er dan ook nog op te reageren (nu toch weer vijf minuten verder).

  7. Liesbeth zegt:

    Ik vind de mailtjes waarin geklaagd wordt over de hoeveelheid mailtjes irritanter dan al die mailtjes met antwoorden samen. Hoe moeilijk is het om je mail te scannen op het subject om te bekijken of dit voor jou interessant is. Niet jouw onderwerp? Dan lees je het niet. Wellicht is het een idee om je leesstrategieën nog eens te herhalen.
    Van de 10 mails over dit onderwerp waren er 3 over de hoeveelheid mails en 6 antwoorden!

  8. Christien van Gool zegt:

    @Liesbeth
    Er zijn hier twee dingen die spelen: het perspectief van de community-managers (de personen hierboven zijn allemaal managers) en van de leden (die soms klagen over teveel mails die ze binnenkrijgen).

Reageer


3 + = twaalf